Nach der Registrierung führt Sie die Einrichtungshilfe auf dem Dashboard in vier Schritten zur ersten E-Rechnung.
So geht’s
1Registrieren Sie sich kostenlos unter „Kostenlos starten“ – eine Kreditkarte ist nicht nötig.
2Auf dem Dashboard sehen Sie die Einrichtung in 4 Schritten. Der jeweils nächste Schritt ist hervorgehoben.
3Klicken Sie auf den Link im aktuellen Schritt – er bringt Sie direkt zur richtigen Seite.
4Ist alles erledigt, erscheint „Einrichtung abgeschlossen“. Sie können die Hilfe jederzeit ausblenden.
Die Einrichtungshilfe zeigt immer den nächsten Schritt.
02 · 3 Min.
Unternehmen einrichten
Ihre Firmendaten werden automatisch in jede Rechnung übernommen – einmal eintragen, nie wieder abtippen.
So geht’s
1Öffnen Sie Einstellungen → Unternehmen und klicken Sie auf „Unternehmen hinzufügen“.
2Tragen Sie Firmenname, USt-IdNr., Adresse und E-Mail ein. Für XRechnung sind PLZ und Ort Pflicht.
3Ergänzen Sie Bankverbindung(en), Geschäftsführer und Handelsregister – sie erscheinen in der Fußzeile der Rechnung.
4Optional: Logo hochladen, eine Unterschrift speichern und die DATEV-Berater- und Mandantennummer hinterlegen.
5Mit „Als Standard“ legen Sie fest, welches Unternehmen neue Rechnungen vorausfüllt.
Tipp: Mehrere Firmen? Je nach Plan verwalten Sie bis zu 5 Unternehmen – jedes mit eigener, fortlaufender Rechnungsnummer.
Ihre gespeicherten Unternehmen – das Standard-Unternehmen ist markiert.Alle Angaben, die auf einer ordnungsgemäßen Rechnung stehen müssen.
03 · 1 Min.
Kunden anlegen
Gespeicherte Kunden füllen den Rechnungsempfänger mit einem Klick aus.
So geht’s
1Gehen Sie zu Kunden → „Kunde hinzufügen“.
2Geben Sie Name, USt-IdNr., Adresse, E-Mail und optional eine Kundennummer ein.
3Beim Erstellen einer Rechnung wählen Sie den Kunden unter „Gespeicherten Kunden auswählen“.
Die Kundenliste.
04 · 2 Min.
Rechnung erstellen & versenden
In vier Schritten zur geprüften E-Rechnung – mit Live-Vorschau während Sie tippen.
So geht’s
1Details: Wählen Sie das Format – ZUGFeRD für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden. Rechnungsnummer und Datum sind vorausgefüllt.
2Parteien: Ihr Unternehmen ist bereits eingetragen. Wählen Sie den Kunden aus oder geben Sie ihn neu ein. Für XRechnung ist die Leitweg-ID des Empfängers Pflicht.
3Positionen & Signatur: Fügen Sie Leistungen mit Menge, Preis und MwSt-Satz hinzu und unterschreiben Sie (zeichnen, tippen oder hochladen).
4Fertig: Klicken Sie auf „Generieren & Download“. Die Rechnung wird nach EN 16931 geprüft, heruntergeladen und kann direkt per E-Mail an den Kunden gehen.
Tipp: Noch nicht fertig? „Entwurf speichern“ sichert den Stand – Sie finden ihn in der Rechnungsliste unter „Entwurf“.
1 · Format und Rechnungsdaten
05 · 1 Min.
Rechnungen verwalten
Alle Rechnungen mit Status, Filter und Suche – und jederzeit erneut herunterladen.
So geht’s
1Unter Rechnungen filtern Sie nach Status (Entwurf, Ausstehend, Bezahlt, Überfällig, Storniert) und Format.
2Ändern Sie den Status direkt in der Liste, z. B. auf „Bezahlt“, sobald das Geld eingegangen ist.
3Über das Download-Symbol laden Sie PDF bzw. XML erneut herunter.
Status und Beträge auf einen Blick.
06 · 2 Min.
Eingangsrechnungen importieren
Lieferantenrechnungen hochladen – Rechivo liest die Daten automatisch aus.
So geht’s
1Gehen Sie zu Eingangsrechnungen → „Rechnung importieren“.
2Laden Sie eine XRechnung, ZUGFeRD-PDF, normale PDF oder ein Foto (JPG, PNG) hoch.
3E-Rechnungen werden exakt ausgelesen, andere Belege per Texterkennung (OCR).
4Prüfen Sie die erkannten Daten, korrigieren Sie sie bei Bedarf und klicken Sie auf „Bestätigen & speichern“.
Tipp: Auch ohne Datei geht es: „Manuell erfassen“ für Quittungen und Kleinbelege.
Erkannte Daten prüfen – Lieferant, USt-IdNr., Beträge.Importierte Belege mit Status „Zu prüfen“ oder „Bestätigt“.
07 · 1 Min.
DATEV-Export für den Steuerberater
Ein Klick – und Ihr Steuerberater erhält einen DATEV-Buchungsstapel.
So geht’s
1Hinterlegen Sie in den Unternehmenseinstellungen Berater- und Mandantennummer sowie den Kontenrahmen (SKR03/SKR04).
2Klicken Sie unter Rechnungen auf „DATEV-Export“.
3Wählen Sie Unternehmen und Zeitraum, optional inklusive Eingangsrechnungen, und laden Sie die Datei herunter.
Tipp: Der DATEV-Export ist ab dem Professional-Plan enthalten.
Export für DATEV: Unternehmen, Zeitraum, fertig.
08 · 1 Min.
Auswertungen
Umsatz, offene Posten, Ausgaben und Gewinn – filterbar nach Zeitraum und Status.
So geht’s
1Öffnen Sie Auswertungen und wählen Sie Zeitraum und Status.
2Bei mehreren Unternehmen filtern Sie oben nach Unternehmen.
3Exportieren Sie die Zahlen als CSV oder als PDF-Bericht.
Umsatz nach Monat, Einzugsquote und Gewinn.
09 · 1 Min.
Team & Rollen
Arbeiten Sie gemeinsam – mit klaren Rechten für jede Person.
So geht’s
1Öffnen Sie Einstellungen → Team und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
2Wählen Sie die Rolle: Admin (alles inkl. Plan und Team), Editor (Rechnungen erstellen und bearbeiten) oder Mitglied (nur lesen).
3Die Person erhält eine Einladung per E-Mail und landet nach dem Annehmen direkt in Ihrem Team.
Mitglieder einladen und Rollen vergeben.
10 · 1 Min.
Plan & Abrechnung
Plan wechseln, Zahlungsmethode ändern, Rechnungen herunterladen – alles in den Einstellungen.
So geht’s
1Unter Einstellungen → Plan sehen Sie Ihren Plan und die Nutzung im aktuellen Monat.
2Wählen Sie monatliche oder jährliche Zahlung (2 Monate gratis) und klicken Sie auf „Upgraden“ – die Zahlung erfolgt direkt auf der Seite.
3Planwechsel, Kündigung, Zahlungsmethode, Rechnungsdaten und alle Rechnungen verwalten Sie an derselben Stelle.
Nutzung, Pläne und Abrechnung an einem Ort.
Häufige Fragen
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